GDPR kinnisvaras – mida iga omanik ja investor peab teadma

Mis on GDPR ja miks see kehtib Eestis?

GDPR ehk isikuandmete kaitse üldmäärus on Euroopa Liidu seadus, mis kehtib kõigis liikmesriikides, sh Eestis. See kuulub avaliku õiguse alla, sest lisaks eraõiguslikele normidele on olemas ka järelevalveorgan – Eestis Andmekaitse Inspektsioon.

See tähendab, et GDPR kinnisvaras ei ole valikuline. Kui kogud üürnikelt andmeid või paigaldad kaamerad, pead järgima reegleid. Vastasel juhul võib inspektsioon teha ettekirjutuse või määrata rahalise karistuse.

Millised andmed kuuluvad GDPRi alla kinnisvaras?

Isikuandmed ei tähenda ainult nimesid ja isikukoode. Need on kõik andmed, mille abil saab inimest tuvastada. Kinnisvara puhul kuuluvad siia näiteks:

• Üürnike nimed, telefoninumbrid, e-posti aadressid ja isikukoodid.

• Pangakonto andmed.

• Kaamerasalvestised trepikojast või parkimisalalt.

• Külastajate logid äripindadel.

• Korteriühistu liikmete kontaktid.

Kõik need kuuluvad GDPR alla ja tuleb töödelda vastavalt põhimõtetele.

GDPR kinnisvaras – põhimõtted, mida iga omanik peab teadma

GDPR seab paika põhimõtted, mis on olulised ka kinnisvara puhul:

1. Eesmärgipärasus. Andmeid võib koguda ainult kindlal eesmärgil, näiteks üürilepingu sõlmimiseks. Neid ei tohi hiljem kasutada muuks, nt reklaamiks.

2. Minimaalsus. Kogu ainult vajalikke andmeid. Kui üürilepingu jaoks on vaja nime, kontaktist, ja isikukoodi, siis pole mõtet neid küsida iga huvilise käest, kes üüripinda vaatamas käib, vaid ainult nendelt, kellega päriselt üürisuhtesse oled valmis astuma.

3. Turvalisus. Andmed peavad olema kaitstud – nii digitaalselt kui ka paberil. Luku taga olev kapp või parooliga arvuti ei ole soovitus, vaid kohustus.

4. Läbipaistvus. Inimene peab teadma, miks tema andmeid kogutakse ja kui kaua neid säilitatakse. Näiteks kaamerasalvestiste puhul on tavapärane aeg 30 päeva.

5. Õiguste tagamine. Inimesel peab olema võimalus küsida, milliseid andmeid tema kohta on, ning nõuda parandamist või kustutamist.

Kuidas GDPR kinnisvaras igapäevaelus avaldub?

Praktilised näited:

• Üürilepingud. Kui kogud üürniku andmeid, pead tagama, et need ei satuks kõrvaliste isikute kätte. Näiteks ei tohi lepinguid hoida avatud riiulil.

• Valvekaamerad. Kui paigaldad kaamerad, tuleb panna nähtav teavitussilt ning määrata, kui kaua salvestisi säilitatakse.

• Korteriühistu andmed. Kui ühistu juhatusel on elanike kontaktid, võib neid kasutada ainult ühistu tegevusega seotud teavitusteks, mitte näiteks reklaamiks.

• Äripindade külastajate logid. Kui registreerid külalisi, pead selgitama, milleks andmeid kogutakse ja kes neid näeb.

Mis juhtub, kui reegleid ei järgita?

Kui GDPRi kinnisvaras rikutakse, võib Andmekaitse Inspektsioon määrata trahvi või teha ettekirjutuse. Euroopa suurimad trahvid ulatuvad miljonitesse eurodesse, aga ka Eestis on määratud tuhandeid eurosid maksmisele.

Lisaks rahale mängib rolli maine – üürnik või investor ei soovi teha koostööd omanikuga, kes ei kaitse tema andmeid.

Kuidas kontrollida, kas oled nõuetele vastav?

Praktilised sammud:

• Tee nimekiri, milliseid andmeid kogud (lepingud, kaamerad, logid).

• Mõtle läbi, miks neid vaja on – kas eesmärk on seaduslik?

• Kontrolli, kuidas andmeid hoitakse (parool, lukustatud kapp).

• Küsi endalt: kas üürnik või klient saaks aru, miks tema andmeid kasutatakse?

• Koosta vajadusel lihtne andmekaitsetingimuste dokument, mille saad üürnikule anda või kaamera juurde panna.

GDPR kinnisvaras – sagedased hallalad

• Üürisuhted. Sageli kogutakse rohkem andmeid, kui tegelikult vaja.

• Kaamerad. Korteriühistud paigaldavad kaameraid, aga unustavad määrata vastutava isiku ja salvestiste säilitustähtaja.

• Alltöövõtjad. Kui haldusfirma või turvafirma töötleb andmeid omaniku nimel, peab olema kirjalik leping.

GDPR kinnisvaras tähendab vastutust ja usaldust

GDPR kinnisvaras ei ole mõeldud ainult suurtele ettevõtetele. See puudutab iga kinnisvaraomanikku ja investorit, kes kogub või kasutab teiste inimeste andmeid. Õigesti käitudes väldid trahve, hoiad ära vaidlusi ja näitad oma üürnikele või partneritele, et oled usaldusväärne.

Omanikul on ka muud kohustused peale andmekaitse. Nende kohta saad lugeda siit: ehitiste korrashoid.

Ülevaate, kuidas seadused mõjutavad kinnisvara omamist ja kasutamist, saad siit: kinnisvaraõigus